De zes belangrijkste bepalingen van het Nederlandse UBO-register

Op 23 juni 2020 heeft de Nederlandse Eerste Kamer het wetsvoorstel aangenomen dat zorgt voor de introductie in Nederland van het - intussen in België gekende - UBO-register. In tegenstelling tot België heeft men in Nederland niet gekozen voor een nieuw afzonderlijk register, maar wel voor een uitbreiding van het bestaande handelsregister.

Hoewel de implementatiedatum van de Europese richtlijn die het opzetten van nationaal UBO-register oplegt reeds op 10 januari van dit jaar is verstreken, zal het Nederlandse UBO-register pas in werking treden op 27 september 2020. Bovendien krijgen bestaande entiteiten vanaf 27 september 2020 18 maanden de tijd om de registratie te voltrekken.

Hierna worden aan de hand van zes vragen de belangrijkste bepalingen van de Nederlandse UBO-wetgeving toegelicht.

1. Voor wie geldt de registratieverplichting?

De registratieverplichting geldt onder andere voor volgende in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten:

• besloten en naamloze vennootschappen
• stichtingen
• verenigingen
• maatschappen
• vennootschappen onder firma
• commanditaire vennootschappen
• onderlinge waarborgmaatschappijen

De registratieverplichting geldt evenwel niet voor beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen en evenmin voor 100% dochtervennootschappen van deze beursgenoteerde vennootschappen. De minister heeft alvast verduidelijkt dat de vrijstelling eveneens geldt voor indirecte 100% dochtervennootschappen van beursgenoteerde vennootschappen.

Ook trusts maken geen deel uit van deze Nederlandse UBO-wetgeving. Er zal evenwel nog een UBO-register ingevoerd worden waarin trust en soortgelijke juridische constructies hun UBO’s zullen moeten registeren. Er is reeds een wetsvoorstel voorhanden dat in principe na de zomer voor advies zal worden overgemaakt aan de Nederlandse Raad van State.

Wie kwalificeert als UBO van een Nederlandse besloten/naamloze vennootschap en een Nederlandse stichting?

2. Wie kwalificeert als UBO werd reeds bepaald in een Besluit van 17 juli 2018.

Voor besloten en naamloze vennootschappen zijn de regels gelijkaardig aan de Belgische regels. In eerste instantie kwalificeren de natuurlijke personen die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, van de stemrechten of het eigendomsbelang houden in de vennootschap of via andere middelen uiteindelijke eigenaar zijn of het zeggenschap hebben over de vennootschap als UBO.

Pas indien op grond van voormelde regels geen natuurlijke persoon als UBO van de vennootschap kwalificeert, zal het hoger leidinggevend personeel kwalificeren als UBO van de vennootschap.

Voor stichtingen zijn de Nederlandse regels daarentegen sterk verschillend van de Belgische regels. In Nederland wordt bij de stichting immers geen samenhang gezocht met de regels voor de trust, maar wel met de regels voor (overige) rechtspersonen. Men meent in Nederland immers dat de stichting op het vlak van functie en vorm beter aansluit bij de (overige) rechtspersonen dan bij de trusts.

Dit heeft tot gevolg dat - in eerste instantie - natuurlijke personen kwalificeren als UBO wanneer zij uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een Nederlandse stichting via:

(i) het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van het eigendomsbelang; of;

(ii) het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25 procent van de stemmen bij besluitvorming ter zake van de statuten; of;

(iii) het kunnen uitoefenen van feitelijk zeggenschap.

Wanneer conform voormelde regels geen natuurlijke persoon kan worden aangeduid als UBO van de stichting, kwalificeert - net zoals bij besloten en naamloze vennootschappen - het hoger leidinggevend personeel als UBO van de stichting.

3. Wie kan het Nederlandse UBO-register raadplegen?

In principe zal iedereen het Nederlandse UBO-register kunnen raadplegen door een uittreksel uit het Nederlandse handelsregister te kopen voor een prijs van € 2,50.

De bevoegde autoriteiten (zoals de belastingdienst en het Openbaar Ministerie) en de Financiële Inlichtingen Eenheid zullen het UBO-register gratis kunnen raadplegen.

4. Welke informatie is toegankelijk?

Volgende gegevens van de UBO zullen voor iedereen toegankelijk zijn in het Nederlandse handelsregister:

• Voornaam en achternaam;
• Geboortemaand en -jaar;
• Nationaliteit;
• Woonstaat;
• Aard en omvang van het belang (ingedeeld in klassen van meer dan 25% tot 50%, van 50% tot 75% en van 75% tot en met 100%)

Volgende bijkomende gegevens zullen enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid:

• Nederlands burgerservicenummer / buitenlands fiscaal identificatienummer;
• Geboortedag;
• Geboorteland en -plaats;
• Woonadres;
• Afschrift van document(en) die de identiteitsgegevens onderbouwen;
• Afschrift van document(en) die aantonen op grond waarvan een natuurlijke persoon kwalificeert als UBO.

Voor minderjarigen, voor handelingsonbekwamen en voor personen die door het Openbaar Ministerie of de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid worden beveiligd, kan in principe een verzoek tot afscherming van de gegevens worden ingediend.

5. Legt de wet - naast de registratie in het UBO-register - ook nog andere verplichtingen op?

Aan het bestuur van Nederlandse stichtingen wordt bijkomend de verplichting opgelegd om ook alle begunstigden die een uitkering krijgen die niet hoger is dan 25% van het voor uitkering vatbare bedrag bij te houden in een eigen register op het niveau van de stichting. Het register moet melding maken van de naam en het adres van de begunstigde, alsook van het bedrag van de uitkering en de datum waarop de uitkering werd gedaan.

6. Wanneer moeten de UBO’s worden geregistreerd in het Nederlandse UBO-register?

De verplichting tot UBO-registratie treedt in werking op 27 september 2020, zonder terugwerkende kracht. Enkel de natuurlijke personen die op dat moment kwalificeren als UBO moeten bijgevolg worden opgenomen in het UBO-register.

Aan bestaande entiteiten wordt wel nog even tijd gegeven: vanaf 27 september 2020 start een termijn van 18 maanden waarbinnen de UBO-registratie moet worden voltrokken.

Aangezien het UBO-register wordt gekoppeld aan het handelsregister, is het niet onlogisch dat voor nieuwe entiteiten de bestaande termijnen tot inschrijving in het handelsregister gelden, zijnde:

• voor een onderneming: binnen een periode twee weken die begint een week voor en eindigt een week na de aanvang van de bedrijfsuitoefening;
• voor andere: uiterlijk een week na het plaatsvinden van het feit ten gevolge waarvan de verplichting tot inschrijving ontstaat.

Voor wijzigingen geldt eveneens de geldende termijn van het handelsregister, i.e. uiterlijk een week na het plaatsvinden van het feit ten gevolge waarvan de verplichting tot opgave ontstaat.

Opgelet: voormelde bijkomende registratieverplichting voor stichtingen is reeds daags na de publicatie van de wet in het Staatsblad, op 8 juli 2020, in werking getreden.

Wenst u op de hoogte te blijven? Volg Cazimir op LinkedIn!